La Dian, siguiendo su proceso de digitalización ha venido actualizando múltiples procesos entre los que se incluye la sistematización y pago de nómina electrónica para pymes. Pero antes de hablar de este tema, en Sinfo le contaremos en qué consiste esta herramienta, sus características generales y cómo debe liquidar la nómina. Eso sí, todo de la mano de un software que también le permita activar la nómina electrónica con un solo clic. Lo anterior cuando la DIAN habilite el ambiente de pruebas.

¿Qué es y cómo se puede liquidar la nómina?

En términos generales, la nómina es una herramienta que hace referencia y organiza los pagos que retribuyen las compañías a sus colaboradores (aquellos que tienen un vínculo por medio de un contrato laboral) por el desarrollo de diversas funciones asignadas con anterioridad.

Por esa razón, se necesita de un cálculo riguroso para pagar y liquidar la nómina y aunque hoy en día existen diversas herramientas que pueden ayudarle a automatizar este proceso, es importante entender los distintos conceptos y procesos que se relacionan con el pago para así poder liquidar la nómina. Todo esto para tener claridad sobre lo que se está calculando y asegurar que la tarea se esté haciendo de forma correcta.

Actualmente, usted debe liquidar su nómina con un formato estándar que se rige por las legislaciones nacionales vigentes y que se encuentra enmarcado bajo una estructura que consta de tres componentes: devengos, deducciones y apropiaciones.

¿Qué es un ERP y qué características mínimas debe tener?

En Sinfo los exploramos en detalle así:

1. Los Devengos

Los devengos se refieren a todos los ingresos que reciben sus colaboradores como personas trabajadoras, antes de que se le apliquen las deducciones correspondientes.

En ese sentido, los devengos son el componente de la nómina que “suma”.

Los mismos se dividen en:

• Salario básico: dinero que perciben los colaboradores por su trabajo sin considerar ciertas cantidades añadidas, como primas o pluses.
• Horas extra: son pagos extra por trabajar en horas adicionales a la jornada laboral ordinaria.
• Recargos: son pagos adicionales por trabajar en espacios de descanso, como fines de semana o festivos.
• Incapacidades: pueden ser de origen común o por accidentes o enfermedades de origen laboral.
• Licencias: son permisos o derechos de uso que tienen los colaboradores, como licencias remuneradas o de maternidad, paternidad, luto o calamidad doméstica.
• Auxilio de transporte: es definido cada año y se les asigna a los colaboradores que ganan hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Otros Auxilios: son devengos no salariales, dependen del caso de cada empresa en particular y no hacen base para seguridad social ni prestaciones.

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2. Las Deducciones

A diferencia de los devengos, las deducciones conforman un componente de la nómina que “resta”.

Estos conceptos son los que se deben descontar de la nómina de cada colaborador a la hora de liquidar la nómina. Dicho proceso se debe hacer con previa autorización. Luego de ello, ese saldo es el que se debe pagar a terceros que son:

• Seguridad Social: es un servicio del estado cuyo objetivo es brindar seguridad y tranquilidad, en este caso a los colaboradores, previniendo riesgos relacionados a su salud y economía:
• Salud: este es un aporte que se hace en conjunto con la empresa y corresponde a un 12.5% del salario básico del colaborador. El colaborador debe aportar el 4% y la empresa el porcentaje restante.
• Pensión: este aporte también se hace en conjunto con la empresa y corresponde a un 16% del salario básico del colaborador. El colaborador debe aportar el 4% y la empresa el porcentaje restante.
• Fondos de solidaridad: corresponden al 1% del salario básico de un colaborador y se con- vierten en una responsabilidad para todo aquel que devengue un sueldo igual o mayor a 4 salarios mínimos legales vigentes.
• Retención en la Fuente: este es un aporte que los colaboradores deberán hacer en caso de que sus ingresos mensuales igualen o superen el salario establecido sujeto a retención en la fuente.
• Cooperativas: en caso de que el colaborador haga aportes a cooperativas, las cuotas se restarán de su nómina.
• Embargos judiciales: en caso de que el colaborador tenga en su contra algún embargo ordenado por autoridades judiciales, este será deducido de su nómina.
• Cuotas de sindicato: estos son los aportes que deberá hacer el colaborador al sindicato que estén afiliados, en caso que corresponda.
• Libranzas: en caso de que un colaborador tenga créditos con entidades financieras, puede solicitar por medio de un contrato de libranza que su empresa le descuente de la nómina los pagos correspondientes para cubrir el crédito.
• Deudas con la empresa: en caso de que el colaborador tenga deudas con la empresa, podrás deducirlas de su nómina.

3. Las Apropiaciones

Las apropiaciones son aportes que debes hacer como empresa con base en tu nómina, y son adicionales a los pagos que haces a tus colaboradores. Estas son:

• Seguridad Social:
• Salud: corresponde a un 12.5% del salario básico del colaborador. Tu empresa es responsable por aportar el 8.5% de este valor.
• Pensión: corresponde a un 16% del salario básico del colaborador. Tu empresa debe aportar un 12% de este valor.
• Riesgos Laborales (ARL): este aporte cubre accidentes o situaciones que afecten la salud de tus colaboradores durante el ejercicio de sus labores. Su valor dependerá del tipo de riesgo según las tareas desempeñadas por los mismos.
• Prestaciones Sociales: son beneficios legales que deberá entregar tu empresa a sus colaboradores como pagos adicionales a su salario.
• Prima de servicios: se paga a los colaboradores para hacerlos partícipes de los resultados de la compañía. Su valor corresponde a 30 días de salario por cada año trabajado y debe pagarse en 2 cuotas iguales, una en junio y otra en diciembre.
• Cesantías: es una contribución que deberán recibir tus colaboradores, para que en caso de que queden desempleados puedan utilizarla para respaldar obligaciones u objetivos de vivienda y educación. Su valor equivale a un mes de salario por cada año trabajado y debes consignarlas anualmente en el fondo de cesantías que haya elegido cada colaborador.
• Intereses sobre las cesantías: debes liquidarlas anualmente antes del 31 de enero, o en su defecto cuando un contrato laboral llegue a su fin, y corresponden a un 12% del valor causado de las cesantías.

Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento según lo estipulado por la Dian en la resolución 000037.

Ahora bien, ¿Cómo implementar nómina electrónica en su empresa?

La manera más fácil para implementar nómina electrónica en su organización es a través de un software como Sinfo que le brinde todas las facilidades para llevar a cabo este proceso en sólo 3 pasos: habilitación, generación/transmisión y validación.

Si quiere conocer más de cerca todas las ventajas y el funcionamiento técnico a la hora de liquidar la nómina, realizar la implementación de nómina electrónica, la factura electrónica y utilizar un ERP para que su negocio o pyme crezca a paso firme y seguro, sin descuidar la calidad en todos sus procesos, escríbanos al 3183010101 o contáctese con uno de nuestros asesores.

En Sinfo estamos listos para ofrecer una solución completa que facilitará la transmisión y validación de distintos documentos electrónicos y, desde luego, liquidar la nómina entra dentro de esos servicios. A través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil simple y amigable.

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