Como ya lo saben, la Dian ha venido actualizando múltiples procesos entre los que se incluye la sistematización y pago de nómina electrónica. En febrero de 2021, la resolución 000013 especificó las fechas para la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica en el sector empresarial. Esta fue modificada nuevamente mediante la resolución 000037 de mayo de 2021. En ella se confirmó la fecha límite de habilitación ante la DIAN: el 1 de agosto de 2021 para todas las empresas. Por ese motivo, en SINFO le contamos cuáles son los pasos para habilitar nómina electrónica de forma eficaz ante la DIAN.
Además, le mostraremos cómo habilitarse para la transmisión de la Nómina Electrónica ante la DIAN. Todo desde el módulo de SINFO Gestión de Nómina. Aquí les dejamos nuestra guía de nómina electrónica.
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Pero antes, es preciso explicar ¿Por qué se realiza el proceso de habilitación de la nómina electrónica?
El proceso de habilitación de la nómina electrónica se lleva a cabo dentro de un espacio que se encuentra en del sistema de facturación electrónica; en este caso los emisores del documento soporte de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento deben desarrollar un conjunto de actividades para comprobar que cumplen con los requisitos exigidos por la DIAN.
Este procedimiento se realiza en el Servicio Informático Electrónico del Sistema de Facturación, dentro de este se encuentra la función del documento soporte de pago de nómina electrónica de la DIAN.
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Igualmente, la habilitación debe ejecutarse con una fecha previa a la fecha máxima (estipulada en la resolución 000037), en la cual lo apoya SINFO, donde se debe iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste cuando haya lugar.
Ahora sí, estos son los pasos para habilitar Nómina Electrónica ante la DIAN
Paso 1: Diríjase a la página de la DIAN (www.dian.gov.co). Ubique el módulo de facturación electrónica y seleccione la función documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. En ese campo debe registrar su empresa como un emisor de Nómina Electrónica.
Paso 2: En la plataforma, seleccione el operador de información con el cuál se emitirá la Nómina Electrónica a la DIAN. En este caso, escoja TELEINTE SAS.
Paso 3: Ingrese como Representante Legal y agregue los usuarios autorizados que, con la respectiva validación, van a reportar y transmitir su Nómina Electrónica.
En este punto es clave estar habilitado para emitir facturación electrónica. Dado que, con esta habilitación usted podrá encontrar en el menú de participantes la opción “Otros documentos electrónicos”. En esa sección, ingrese a la opción de Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
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Paso 4: Registre de forma ordenada la información del software que ha elegido para realizar su Nómina Electrónica. La información solicitada por la plataforma varía sí es un software propio o un proveedor tecnológico. En este caso, si realiza el proceso con SINFO, este se haría bajo la figura de proveedor tecnológico.
Paso 5: Escoja el nombre del proveedor. Para el caso de SINFO es TELEINTE SAS. Luego, seleccione el software del proveedor tecnológico.
Paso 6: Haga clic en el botón Adicionar para que le aparezca asociado el software con el cual se realizarán las respectivas pruebas.
Nota importante: Si desea realizar el proceso como emisor, usted puede seleccionar un software propio o un proveedor tecnológico. Si escoge registrarse en la nómina con un proveedor tecnológico, este debe superar el proceso de habilitación para que aparezca dentro de las opciones. Tal y como ocurre con TELEINTE SAS, que es proveedor autorizado ante la DIAN.
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Después de concluir con este proceso, ahora vamos al siguiente paso: ¿Cómo habilitar Nómina Electrónica con SINFO?
Recuerde que para empezar con este proceso, su empresa ya debe estar registrada como emisor de Nómina Electrónica ante la DIAN.
Luego de seleccionar un proveedor de Nómina Electrónica, la DIAN recibirá una notificación de este proceso. Lo anterior para validar que el software y el proceso están bien.
Ahora, lo que sigue es sincronizar SINFO con este sistema. Para hacer esto, envíe el set de pruebas de la DIAN. Y al final, sincronice nuestro software con su Nómina Electrónica. Todo esto se hará a través de un TestSedID.
Pero, ¿Qué es un TestSedID?
Es un código que la DIAN le entrega al usuario y que el usuario ingresa en nuestro módulo SINFO Gestión de Nómina para efectuar la sincronización.
Al llegar aquí, escoja el inicio del consecutivo para las nóminas electrónicas y las nóminas de ajuste que empezará a emitir ante la DIAN y haga clic en Continuar.
¡Y listo!
Con estos simples pasos, ya está habilitado para generar Nómina Electrónica. Después de realizar todo el proceso, usted podrá ir a liquidar nómina y emitir Nómina Electrónica. O si lo desea, editar la configuración de habilitación, de acuerdo a sus necesidades. Aquí le compartimos nuevamente la Guía completa para comprender el proceso de Nómina electrónica desde cero.
Recomendaciones finales
Si quiere conocer más sobre los pasos para habilitar nómina electrónica, sus ventajas y el funcionamiento técnico a la hora de realizar la implementación de su nómina electrónica, la factura electrónica y utilizar un ERP para que su negocio o pyme crezca a paso firme y seguro, sin descuidar la calidad en todos sus procesos, escríbanos al 318 3010101 o contáctese con uno de nuestros asesores.
En Sinfo estamos listos para ofrecerle una solución completa que facilitará la transmisión y validación de todos sus documentos electrónicos. Y, desde luego, la nómina entra dentro de esos servicios. No olvide que, a través de ella, cualquier empresa podrá generar, transmitir y validar la información hacia la Dian de forma fácil, simple y amigable.
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