Mediante la resolución No.151 del 10 de diciembre de 2021, y en apoyo a las Mipymes en tiempos de reactivación, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), amplió el plazo para que los responsables que tengan de uno (1) hasta diez (10) empleados puedan realizar la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica para pymes. Y, aunque la norma no habla de sanciones, al tratarse de un documento electrónico, que hace parte del sistema de facturación, en SINFO hablamos de qué puede pasar si no cumple con sus obligaciones.
Para empezar, ¿Qué es la nómina electrónica?
En primer lugar, la nómina electrónica para pymes es un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados. Además, esta se diferencia por presentarse bajo un archivo y documento equivalente electrónico. Con este documento cualquier empresa puede ahorrar tiempo, recursos y gestionar de forma eficiente la información de pagos, descuentos y otros procesos realizados con las bases de datos de empleados y más.
Aquí le presentamos el nuevo calendario para la implementación de este documento según lo estipulado por la Dian en la Resolución 000151.
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Ahora bien, ¿Qué sanciones puedo recibir por no emitir nómina electrónica en Colombia?
Teniendo en cuenta el funcionamiento de este mecanismo, en SINFO le mostramos los escenarios con los que su empresa puede acarrear sanciones:
- Si no emite nunca su nómina electrónica
- Al reportar la nómina con errores
- Si no emite el documento soporte de nómina a tiempo
Igualmente, los contribuyentes que no cumplan con la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo realice con errores o de forma extemporánea, se exponen a ser sancionados con las disposiciones legales que se encuentran en el Artículo 651 del ET.
¿Cuáles son los valores de las multas según el Artículo 651?
Según el artículo 651 de la ley en mención, al no suministrar la información correspondiente dentro de los plazos establecidos o que el contenido tenga errores será sancionado con una multa que no supere los 15.000 UVT ($552.000.000 teniendo en cuenta el UVT de 2021), la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
a) El cinco por ciento (5 %) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.
b) El cuatro por ciento (4 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea.
c) El tres por ciento (3 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea.
Asimismo, en el caso en que no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tenga una cuantía, la multa será del 0.5% de los ingresos netos. En el caso que no existan ingresos, del 0.5% se deben calcular del patrimonio bruto del contribuyente o declarante. Todo, que corresponda al año inmediatamente anterior o a la última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.
Dicho artículo aplica para:
- Las personas y entidades que se encuentran obligadas a brindar información de tipo tributario
- Para solicitar información o pruebas y que no las suministren
- Dirigido a las empresas que no las suministren dentro del plazo pactado
- Pymes que suministren servicios de nómina cuyo contenido cuente con errores o sencillamente no corresponda a lo que se le solicitó
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Segundo ítem a tener en cuenta: Artículo 10 de Resolución 13 de 2021: Costos y Gastos Deducibles
Esta norma no se considera como una sanción, pero sí puede ser una consecuencia que indirectamente aumentaría el impuesto anual de su empresa.
En ese sentido, las porciones de gasto de nómina que omitió a la hora de emitir la nómina no las puede deducir (restar) a su declaración de renta. Por ende, su impuesto a pagar sería un poco más alto de lo que realmente podría haber sido si se aplicaran estos deducibles.
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Tipos de descuentos para las sanciones de la nómina electrónica
Las sanciones a las que hace referencia el Artículo 651 del ET pueden ser reducidas en un 50% de la suma determinada si la omisión se corrige antes de que se notifique el 70% de esta suma. Todo si la omisión se subsana dentro de los dos meses siguientes a la fecha en la que se notificó la sanción.
Para que los descuentos sean efectivos, en cualquiera de los casos, se debe presentar ante la oficina que está en conocimiento de la investigación, el memorial de aceptación de la sanción reducida en donde se acredite que la omisión fue subsanada. Como también el pago o el acuerdo de pago de esta misma.
Nota: Cabe destacar que las correcciones que se realicen a la información tributaria antes del vencimiento del plazo para ser presentadas no serán objeto de sanción.
Recomendaciones finales
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