Convertirse en una empresa sin papel

En promedio, el 15% de los ingresos de las organizaciones se gastan en la creación, administración y distribución de documentos. Años atrás, pensar en una empresa sin papel sería utópico e improbable. Esto por el simple hecho de que un empleado de oficina promedio usa 10,000 hojas de papel al año. Y, para colmo, el 45% del papel impreso en las oficinas termina en la basura al final del día.

Antes de mudarnos a una empresa 100% sin papel, esto es lo que estaba sucediendo en una empresa, para que cada documento se firme:

Céline, gerente de oficina, recibió un documento para firmar por correo electrónico

  1. ella lo imprimió
  2. ella caminó a la oficina de un gerente para solicitar una firma,
  3. o interrumpió al gerente para que firmara el documento directamente, o tuvo que regresar para obtenerlo más tarde,
  4. ella regresó a su oficina y escaneó el documento.
  5. entonces el documento tuvo que cargarse en el sistema de gestión de documentos
  6. Finalmente, tuvo que encontrar el correo electrónico del solicitante y enviar el PDF.

Durante siglos, los documentos han sido la principal fuente de comunicación. Pero, ahora, los documentos se han convertido en una responsabilidad más que una ayuda. Cuando lo suma todo, perdemos, en promedio, 33 minutos de trabajo por documento, sin contar los papeles para comprar y las impresoras para mantener.

Convertirse en una empresa sin papel no solo es bueno para el medio ambiente, sino que también aumenta nuestra eficiencia, menos pérdida de tiempo y un procesamiento más rápido de los documentos.

Ahora, la misma solicitud de firma se realiza en 2 minutos en promedio y un máximo de 5 clics:

  1. Céline reenvía el correo electrónico a la pasarela de documentos
  2. Arrastra y suelta las áreas que el administrador debe llenar, y hace clic en “Enviar”
  3. El administrador puede completar el documento e iniciar sesión con un clic.

El resto está automatizado: seguimiento del gerente si se olvida de firmar, indexar el PDF final en el sistema de gestión de documentos y enviar el documento a los solicitantes. El gerente puede incluso firmar el documento desde su teléfono móvil, lo que generalmente acelera el proceso en caso de emergencia.

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