¿Cómo se dará la implementación de nómina electrónica en Colombia?

El camino hacia la transformación digital de Colombia se sigue construyendo. En 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) continúa con su proceso de digitalización. Primero con la gestión del proceso de facturación electrónica y ahora con la implementación de nómina electrónica, que ya entró en la cuenta regresiva.

En términos generales, desde el próximo 1 de julio, las empresas con más de 251 empleados deben empezar a generar los soportes de pago de nómina electrónica. Esto se hará en archivos XML y las empresas tendrán plazo para transmitirlos a la Dian, hasta el 10 de agosto. Por esa razón, se puede afirmar que las organizaciones tienen apenas tres meses para ajustar sus procesos.

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Esta nueva normatividad aprobada mediante la resolución 000013 de febrero de 2021, se convertirá en un documento estratégico para la administración tributaria. Lo anterior, puesto que el mismo se configura como el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se derivan de pagos. Éstos, realizados en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados. Además, es un factor primordial en la lucha contra la evasión y los errores en cuanto a administración de nómina.

Ahora bien, ¿Cómo realizar la implementación de la nómina electrónica?

Las personas que deban presentar nomina electrónica tienen dos opciones para hacerlo y así cumplir con este requerimiento de ley.

La primera opción es hacerlo a través de un desarrollo propio, para lo cual la DIAN ha dispuesto una sección con algunas herramientas de desarrollo que puede encontrar haciendo clic aquí.

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No obstante, este documento debe contar con cierta información obligatoria requerida por la DIAN. Dentro de esta información se encuentran los siguientes datos:

  • La denominación expresa del documento como: “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
  • Apellidos, Nombre(s) o Razón Social y NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar, y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo.
  • Apellidos, nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de la resolución.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina, menos el valor total de deducido de nómina.
  • El medio de pago.
  • Fecha y hora de generación.
  • La firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mismo.
  • Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Tenga en cuenta que estos documentos deben ser transmitidos en un reporte en formato XML.

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La segunda opción es… a través de un proveedor tecnológico aliado

Eso sí, la experiencia y el conocimiento del medio es un gran punto de partida antes de elegir a un proveedor. Lo ideal es que usted conozca los procesos de actualizaciones y cómo podrá planearlos e implementarlos con facilidad en cualquier momento.

Este factor es importante ya que las fechas de implementación están cada vez más cerca y el límite de implementación es este año, como lo indica nuestro artículo anterior.

No olvide que la normativa colombiana ratifica la obligatoriedad del uso de las firmas digitales en la factura electrónica. Además, establece los lineamientos técnicos que deberán tener en cuenta tanto los emisores como los proveedores tecnológicos avalados por la Dian. Es allí donde Sinfo lo puede apoyar para dinamizar sus procesos en tiempo real gracias a las soluciones que ofrece desde la nube.

Si quiere conocer más de cerca todas las ventajas y el funcionamiento técnico a la hora de realizar la implementación de nómina electrónica, la factura electrónica y utilizar un ERP para que su negocio o pyme crezca a paso firme y seguro, sin descuidar la calidad en todos sus procesos, suscríbase a nuestro blog.

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